[image souce: http://www.capital-solutions.co.uk/wp-content/uploads/2012/10/Managed-Print-Service.png]
Beberapa hal yang biasanya dijadikan acuan atau target suatu perusahaan dalam memilih partner penyedia layanan MPS adalah yang berhubungan dengan produktifitas pekerja, manajemen perangkat, penghematan biaya, dan teknologi yang semua ini dapat dirangkum dalam empat area improvement.
Empat area improvement berikut inilah yang biasanya dijadikan target utama suatu perusahaan dalam pemilihan partner penyedia layanan MPS, apakah itu:
- Mengurangi total biaya kepemilikan (Total Cost of Ownership) yang dikeluarkan perusahaan
- Meningkatkan produktifitas karyawan dan perusahaan
- Optimalisasi penggunaan sumber daya dan berkelanjutan
- Penggunaan suatu bentuk pelaporan performance penggunaan perangkat kerja perkantoran yang baik untuk meningkatkan fungsi kontrol, kontrol dalam hal penggunaan dan biaya pemakaian.
Pada pelaksanaannya, penyedia layanan MPS “dipaksa” untuk dapat menyeimbangkan target-target improvement diatas menjadi nilai-nilai target layanan MPS. Hal ini sangat menantang mengingat tidak semua penyedia layanan MPS “mahir” dalam hal melakukan asesmen untuk mendapatkan nilai acuan dasar “baseline” bagi peningkatan target area improvement yang pada pelaksanaannya harus sesuai dalam proses change management yang dilakukan karena perusahaan pemakai jasa layanan MPS biasanya tidak memiliki gambaran jelas akan hal diatas, tetapi mereka memiliki permintaan yang tinggi mengenai hal itu dan juga mereka menuntut garansi akan nilai-nilai target yang akan didapat dari layanan MPS yang digunakan secara berkelanjutan.
Menyeimbangkan nilai-nilai target layanan MPS adalah sangat menantang bagi perusahaan penyedia layanan ini karena seperti gambaran diatas bahwa banyak perusahaan pengguna layanan MPS tidak memiliki gambaran yang jelas akan apa yang diinginkan dari layanan ini sehingga perusahaan penyedia layanan MPS harus bisa menjelaskan nilai-nilai ini dalam suatu proses “change management”, men-implementasikan dan memastikan nilai-nilai target yang ingin dicapai terwujud dalam suatu angka kuantitatif yang dapat digaransi pencapaiannya.
Faktor kritikal dalam layanan MPS adalah asesmen awal. Asesmen awal ini dilakukan untuk mendapat nilai “baseline” sesungguhnya dari total biaya yang dikeluarkan pada perangkat kerja perkantoran yang akan dikelolah oleh layanan MPS.
Apabila perusahaan penyedia layanan MPS tidak mempunyai data yang tepat mengenai berapa besar biaya
pemakaian yang dikeluarkan untuk perangkat perkantoran yang akan dikelolah maka akan mustahil untuk mendapat angka-angka penghematan yang sesuai dengan target nilai-nilai layanan MPS.
